Ákveðnar formreglur gilda um boðun húsfunda og töku ákvarðana. Því er mikilvægt að rétt sé staðið að málum svo ákvörðun sé lögmæt og bindandi fyrir eigendur.

Aðalfundir

Samkvæmt lögum um fjöleignarhús skal aðalfundur húsfélags haldinn ár hvert fyrir lok aprílmánaðar.

Boða þarf til aðalfundar skriflega og með sannanlegum hætti með minnst 8 og mest 20 daga fyrirvara. Í fundarboði skal greina fundartíma, fundarstað og dagskrá. Þá skal geta þeirra mála sem ræða á og meginefni tillagna þeirra sem leggja á fyrir fundinn. Vilji eigandi fá mál tekið fyrir og til atkvæðagreiðslu á aðalfundi skal hann greina stjórn frá því skriflega með þeim fyrirvara að unnt sé að geta þeirra í fundarboði.

Á aðalfundi skulu fyrir tekin eftirtalin mál:
1. Skýrsla stjórnar og umræður um hana.
2. Framlagning ársreikninga til samþykktar og umræður um þá.
3. Kosning formanns.
4. Kosning annarra stjórnarmanna.
5. Kosning varamanna.
6. Kosning endurskoðanda og varamanns hans.
7. Framlagning rekstrar- og framkvæmdaáætlunar fyrir næsta ár.
8. Ákvörðun hússjóðsgjalda.
9. Mál sem tiltekin eru í fundarboði.
10. Önnur mál.

Almennir fundir

Á öðrum húsfundum en aðalfundi skal fjalla um þau mál sem tiltekin eru í fundarboði. Til almennra funda skal boða tryggilega með minnst 4 og mest 20 daga fyrirvara.

Almennir fundir eru haldnir:

1. Þegar stjórnin telur það nauðsynlegt.
2. Þegar þess er skriflega krafist af ¹/ 4 hluta félagsmanna annaðhvort miðað við fjölda eða eignarhluta og skulu þeir jafnframt tiltaka þau málefni sem óskast rædd og tekin fyrir og afgreidd. Sinni stjórnin ekki án ástæðulauss dráttar þessari kröfu er viðkomandi eigendum rétt að boða sjálfir til fundarins og halda hann og telst hann þá löglegur að öðrum skilyrðum fullnægðum.
3. Þá skal halda fund í samræmi við ákvörðun fyrri fundar

Í fundarboði skal greina tíma og stað fundarins og þau mál sem fyrir verða tekin á fundinum og meginefni tillagna. Ekki er t.d. hægt að taka mál til atkvæðagreiðslu á húsfundi sem ekki hefur verið getið í fundarboði nema allir félagsmenn séu mættir og samþykkja það. Mismunandi er hve margir þurfa að samþykkja ákvörðun, hve margir þurfa að vera á fundi til að ákvörðun teljist lögmæt og hvernig kostnaður skiptist milli eigenda. Í næsta pistli mun ég fjalla um þessi atriði.

Með sannanlegum eða tryggilegum hætti

Eins og fram kemur hér að ofan á að boða til aðalfundar með sannanlegum hætti og til almennra funda með tryggilegum hætti. Það fer hins vegar mjög eftir atvikum og aðstæðum og jafnvel venjum í viðkomandi húsi hvað telst nægileg fundarboðun og hvernig skuli að henni standa. Í sumum tilvikum myndi nægja að hengja tilkynningu upp á viðeigandi stað í sameign hússins og/eða senda tölvupóst. Í öðrum tilvikum væri rétt að afhenda hverjum og einum eiganda fundarboð eða setja það í póstkassa viðkomandi. Í enn öðrum tilvikum þyrfti að vanda enn frekar til og senda boðun í ábyrgðarbréfi eða símskeyti.

Fundarboð – Ef félagsmaður býr ekki í húsinu 

Búi félagsmaður ekki í húsinu verður hann að tilkynna húsfélaginu um heimilisfang sem senda skal fundarboð til óski hann eftir að fá það í hendur. Ástæðan er sú að það eru takmörk fyrir því, hversu mikla fyrirhöfn fundarboðendur eiga að leggja í til að hafa upp á fjarstöddum eigendum. Verður að gera þá kröfu til eigenda, sem annars staðar búa, að þeir tilkynni húsfélagi aðsetur sitt sem fundarboð má senda til og/eða netfang ef þeir vilja fá það sent þannig.

Rétt til fundarsetu

Æðsta vald í málefnum húsfélagsins er í höndum húsfundar. Allir eigendur og aðeins þeir eru félagsmenn í húsfélagi viðkomandi fjöleignarhúss. Réttindi og skyldur til þátttöku í húsfélagi eru órjúfanlega tengd eignarrétti að einstökum eignarhlutum. Enginn eigandi getur synjað þátttöku í húsfélagi eða sagt sig úr því nema með sölu eignarhluta síns.

Rétt til fundarsetu hafa félagsmenn, makar þeirra og sambúðarfólk. Maki eða sambúðaraðili getur farið með atkvæðisrétt fyrir félagsmann á fundi án sérstaks umboðs.

Þá má félagsmaður veita sérhverjum lögráða manni umboð til að mæta á fundi og greiða atkvæði. Skal umboðsmaður leggja fram á fundinum skriflegt og dagsett umboð. Slíkt umboð má hvenær sem er afturkalla.

Fundurinn getur heimilað leigjendum í húsinu og öðrum sem geta átt hagsmuna að gæta að sitja fundi og hafa þar málfrelsi en hvorki tillögu- né atkvæðisrétt.

Eitt atkvæði fylgir hverjum eignarhluta.

Fundarstjórn og fundargerð

Húsfundi er stjórnað af formanni húsfélagsins, en ef hann er ekki viðstaddur velur fundurinn sjálfur fundarstjóra úr hópi félagsmanna. Einnig getur húsfundur samþykkt að utanaðkomandi aðili t.d. lögmaður, stýri fundi. Rita skal fundargerð um meginatriði allra mála sem tekin eru fyrir og allar ákvarðanir sem teknar eru og hvernig atkvæði hafa fallið ef því er að skipta. Skal fundargerðin lesin upp í lok fundar, hún leiðrétt og athugasemdir skráðar. Skal hún síðan undirrituð af fundarstjóra og a.m.k. einum öðrum félagsmanni sem fundurinn hefur tilnefnt til þess. Fundargerðir skulu jafnan vera aðgengilegar fyrir félagsmenn og eiga þeir rétt á því að fá staðfest endurrit eða ljósrit þeirra. Nauðsynlegt er að fundargerð sé rituð, lesin upp og undirrituð enda gegnir fundargerðin mikilvægu hlutverki sem heimild um einstaka húsfundi og sönnun þess sem þar fór fram.